ASSISTANT COMMERCIAL et ADMINISTRATIF (F/H)
Rattaché(e) directement à la dirigeante, il/elle a comme objectif de l’assister sur tous les sujets commerciaux, administratifs, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, celle des chefs de projets et le développement commercial du cabinet dans son ensemble.
Les missions (non limitatives) sont les suivantes :
Assistanat commercial :
– Soutenir les démarches commerciales et relances auprès des clients ou prospects
– Gérer les contrats de prestations (préremplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants)
– Réceptionner les bons de commandes des clients
– Etablir la facturation client
– Suivre les impayés et relancer les clients (avec l’aide de l’équipe)
Gestion administrative :
– Gérer les appels téléphoniques et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets
– Assister la Directrice dans l’organisation de son agenda, de ses réunions
– Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l’équipe
– Rédiger des courriers et des comptes-rendus
– Numériser, classer et archiver des documents
– Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l’activité de l’entreprise (CA, nb d’interventions, retour clients…)
Gestion des Services généraux :
– Etre l’interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances
– Contrôler et suivre les frais et dépenses générales
– Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes
– Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d’informatique
– S’assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances
Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi
Gestion RH :
– Vérifier les notes de frais et procéder au paiement
– Mettre à jour le registre du personnel
– Suivre les absences, congés et visites médicales des salariés
– Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes…) à la comptable pour la préparation des paies
Assistanat Qualité Projets :
– Mettre en forme des documents liés aux projets de la société
– Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi
– Mettre à jour la base documentaire
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